Persondatapolitik

Dette er en beskrivelse af Grundejerforeningens omfang og formål med indsamlingen af personoplysninger samt hvem der er involveret i behandlingen heraf.
Politikken offentliggøres på foreningens hjemmeside.

Brugen af personoplysninger

I Grundejerforeningen indsamles ”almindelige ikke-person-følsomme” oplysninger som et led i foreningens alm. arbejde.

Hvilke data registreres

Foreningen indsamler følgende obligatoriske data om dig som grundejer for at have et opdateret overblik over medlemmer i foreningen samt servicere dig med væsentlig og relevant information i forbindelse med foreningen og udvalgenes arbejde :
  • Grundejernes navn og adresse (bopæl)
  • Grundens matrikelnummer
  • Kontakt email-adresse, samt telefonnummer hvis oplyst
  • Udvalgene kan ligeledes lejlighedsvis registre navne, kontakt info og alder på voksne og børn i hustandene.

Hvad bruges data til?

Dataene bruges til følgende formål:
  • Udsendelse af indkaldelse til generalforsamlinger
  • Afstemningslister i forbindelse med generalforsamlinger
  • Opslag af ejerforhold ved opslag på tinglysning.dk
  • Udsendelse af referat af generalforsamling.
  • Opkrævning af årligt kontingent.
  • Udsendelse af rykkere.
  • Evt. særlige eller ekstra ordinære opkrævninger.
  • Udsendelse af nyhedsmails og invitation til aktiviteter i udvalg under foreningen.
  • Formidling af kontakt mellem grundejere.
  • Oplysning om dit navn, adresse, emailadresse på hjemmesiden, såfremt du er valgt til bestyrelsen.
  • Opretholdelses af medlemsregister, opdateres ved til- og fraflytning.
  • Data leveres af ejendomsmæglere og ny-tilflyttede medlemmer. Data sendes til foreningens Kasserer.

Opbevaring og videregivelse af medlemsoplysninger

Kasseren i bestyrelsen opbevarer, vedligeholder og videregiver data til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og interne revisor.
Persondata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen. Medlemmers og lejeres telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer og lejere mod uønskede henvendelser. Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.
Deling af data sker i situationer, hvor foreningen overgiver restancer til retslig eller anden inddrivelse.
Evt. medlemsliste på lukkede internet sider.
Formidling af kontakt mellem grundejere, kræver accept forud for videregivelsen af kontaktoplysninger. Herefter bedes den anden grundejer om at etablere kontakten.

Samtykke

Samtykket anses for givet i det øjeblik grundejeren selv oplyser Grundejerforeningen om tilflytning og dermed indmeldelse.

Persondata ansvarlig

Grundejerforeningen er den persondata ansvarlige, som følger op på og sikrer overenstemmelse mellem databestykkelses loven og Grundejerforeningens persondatapolitik. Den persondata ansvarlige er også ansvarlig for indgåelse af skriftlige databehandleraftaler mellem Grundejerforeningen og dens leverandører, som opbevarer eller behandler data på vegne af virksomheden eks. hosting virksomheder.

Håndteringen af data

Sletning af data fra medlems registeret sker senest 1 år efter medlemmets fraflytning, dog først efter at eventuelle restancer er betalt. Sletning af data fra medlems registeret for frivillige udtrådte medlemmer sker ved godkendt udtrædelse eller ved afslutning af eventuel restance. Persondata slette ikke fra tidligere referater af hensyn til historik. Websiden bruger session cookies i 24 timer til at huske at du tidligere har været logget ind, så det ikke skal gøres hver gang siden tilgås kort efter hinanden.

Øvrigt

Foreningen er forpligtet til at oplyse kontingentstatus ifbm. overdragelsen. og hvilke data foreningen har liggende ved henvendelse til Formanden i Bestyrelsen. Foreningen opbevarer ikke data ud over ovenstående. Afgående bestyrelsesmedlemmer skal efter endt overlevering af bestyrelsespost destruere foreningens data.

Bestyrelsen
25.4.2022